サインアップから実際の通話対応まで、
48時間
ご契約後の流れ、お客様にご用意いただくもの、当社側で構築するものを明確にし、次にどちらが対応する番かを常に把握できます。
導入の流れをステップごとに
お客様に対応いただくのは4ステップだけです。残りは当社が行います。ここで規制当局の待ち時間は発生しません。専用番号の取得は並行して進む別トラックで、後ほど説明します。
- 01お客様の番5分
プランを契約し、アカウントを取得
プランを選び、カードでお支払いください。ワークスペースは即時作成され、サインインリンク付きのウェルカムメールが届きます。セットアップ費用なし、いつでも解約可能です。
- 02お客様の番15~20分
ビジネスについて教えてください
ダッシュボード内の短いガイド付きフォームです。ここでレセプショニストが何を話し、どのような口調で対応するかを学習します。技術的な作業はありません。設定は不要で、ビジネスに関する質問に答えるだけです。
ご入力いただく内容- 会社名、業種、ウェブサイト
- 営業時間とタイムゾーン
- 主な言語、および顧客が話すその他の言語
- 実行すべきこと:予約受付、リード取得、質問への回答、人への転送
- 予約とリードの送信先 — メール、カレンダー、CRM
- 03お客様の番30分、ご都合のペースで
ナレッジをお送りください
レセプショニストが回答すべき内容をご提供ください。料金表、サービス説明、ポリシー、よくある質問などです。本番稼働後も追加でき、更新は数分以内に反映されます。
対応できる形式- PDF、Word、プレーンテキスト、スプレッドシート
- ウェブサイト、または読み取り可能な特定ページ
- ダッシュボードに直接入力した質問と回答
- 04当社の番4~24時間目
当社がレセプショニストを構築
会話中に検索できるよう資料をインデックス化し、フォーム内容から会話ガイドラインを作成し、ブランドに合う音声を選び、予約、カレンダー、CRMに接続します。
接続先- カレンダー。通話中に予約を確定できます
- CRM — Salesforce、HubSpot、Pipedrive、Zohoほか多数
- メールとSMS。人が対応すべきリードを届けます
- 05当社の番24~36時間目
各チャネルに接続
ウェブサイトチャットとWhatsAppはすぐに開始できます。どちらも新しい電話番号は不要です。通話は既存番号をレセプショニストへ転送するため、専用番号の発行を待たずに本番稼働できます。
初日から稼働- ウェブサイトのチャットウィジェット
- WhatsApp。Metaのビジネス認証完了後に利用可能
- 通話。現在お使いの番号からの転送で対応
- 06一緒に対応30~45分
お客様以外から電話が入る前に、一緒にテスト
ご都合のよい時間に短い通話を設定します。一緒にレセプショニストへ電話し、実際の状況を確認します。変更点をお知らせいただければ、通常は1時間以内に反映されます。
確認する内容- 予約の開始から完了まで
- 顧客から最も多い3つの質問
- 人と話したい発信者
- 別の言語を話す発信者
- 07お客様の番48時間目
通話の転送先に設定
どこまで対応させるかはお客様が決められます。常時、営業時間外のみ、不在時のみなど自由です。現在の電話事業者に何を依頼すべきか、当社が具体的にお伝えします。
多くのお客様は最初の1週間、夜間と週末から始め、文字起こしを確認し、信頼できると判断してから常時対応に切り替えます。初日からすべての通話を任せる必要はありません。
お客様専用の番号
本番稼働に専用番号は必須ではありません。既存番号を転送して開始できます。ただし多くの企業はいずれ専用番号を希望します。その申請は初日から別トラックで進み、他の作業を止めません。
多くの国では電話番号が規制されています。番号を発行する前に、その番号の責任主体を通信当局が確認する必要があります。これは当社の方針ではなく、お客様の国の法律です。そのため、このステップには独自の所要時間があります。
- 会社登録書類、または個人事業主のID
- 現地住所の証明 — 公共料金の請求書または銀行明細
- 番号の登録名義となる氏名・住所
ぼやけている、期限切れ、内容が一致しない書類が、番号取得遅延の最も一般的な原因です。登録会社情報と一致する鮮明なスキャンを送付いただければ、通常2~3営業日で完了します。
実際の時間配分
お客様の作業は2日間で合計約1時間です。それ以外は当社が作業します。
音声だけではありません — WhatsApp、Instagram、Messengerにも対応
同じレセプショニストが、同じナレッジでテキストメッセージにも回答します。各チャネルはお客様の所有で、一度接続すれば、その後のメッセージは通話と同じ受信トレイに届きます。
これらのアカウントはお客様のビジネスのものです。そのためアクセストークンはお客様自身のMetaアカウントからのみ生成できます。当社がパスワードをお尋ねすることはありません。多くのお客様は15分の画面共有を予約し、一緒に進めています。取得した値はダッシュボードのIntegrationsに貼り付け、Test Connectionで確認します。
WhatsAppやInstagramで1通でも送信する前に、Metaがお客様のビジネスを確認する必要があります。会社書類と、それに一致する公開情報が必要です。通常数日かかり、完全にMeta側の手続きです。契約した同じ週に始めれば、他の作業を止めません。
WhatsApp Business
接続に10分多くの顧客が最初に希望するチャネルです。過去24時間以内に連絡してきた相手への返信は無料のサービス会話です。お客様から会話を開始する場合、またはその時間枠後に返信する場合は、Metaが事前承認済みのメッセージテンプレートを求めます。当社が作成と提出を支援します。
- ビジネス認証が完了したMeta Businessアカウント
- WhatsAppで未使用の電話番号 — WhatsAppまたはWhatsApp Businessアプリで使っている番号は、先にアプリから削除が必要です
- Metaに承認されたアカウントの表示名
- Phone Number ID
- WhatsApp Business Account ID
- Permanent Access Token
- Meta Business Suite → WhatsApp → API Setup
- そのページに表示されるPhone Number IDとWhatsApp Business Account IDをコピー
- System Userを作成し、永続トークンを生成 — 他の方法で生成したトークンは数時間で期限切れになり、チャネルが停止します
Instagramのダイレクトメッセージ
接続に10分Instagramプロフィールに届くDMにレセプショニストが回答します。ストーリーズへの返信も含まれます。Instagramメッセージングは、プロフィールにリンクされたFacebook Page経由で動くため、Facebookに投稿しない場合でもPageが必要です。
- InstagramプロフィールをBusinessまたはCreatorアカウントに切り替え済み — 個人アカウントは接続できません
- プロフィールが、管理者であるFacebook Pageにリンクされていること
- InstagramアプリのSettings → Messages and story replies → Connected toolsでメッセージへのアクセスをオンにする
- Instagram Business ID
- Facebook Page ID
- instagram_manage_messages権限を持つPage Access Token
- Instagramアプリ → Settings → Account type — Businessに切り替え、Pageをリンク
- Meta Business Suite → Settings — 両方のIDがリンク済みアカウントに表示されます
- instagram_manage_messagesを含むPageトークンを生成
Facebook Messenger
接続に5分Facebook Pageに届くメッセージです。Page自体以外に別アカウントの認証が不要なため、3つの中で最も簡単に接続できます。
- Facebook Page ID
- pages_messaging権限を持つPage Access Token
- Page Settings → Advanced Messaging → 接続アプリを有効化
- pages_messaging権限を持つPageトークンを生成
Telegram
接続に3分最も早く使えるチャネルです。ビジネス認証、Metaアカウント、書類はいずれも不要です。他のチャネルを待つ間に有効化する価値があります。
- BotFatherのHTTP APIトークン
- Telegramを開き、@BotFatherにメッセージを送信
- /newbotを送信し、名前を選択
- 発行されたHTTP APIトークンをコピーし、ダッシュボードに貼り付け
本番稼働後
本番稼働時点で内容が固定されることはありません。話す内容を変更すれば、数分以内に反映されます。
すべての通話を書き起こし
全文字起こし、録音、結果をダッシュボードで確認できます。メールを検索するように探せます。
いつでも何でも変更
料金、営業時間、回答をお客様自身で更新できます。変更は数分でレセプショニストに反映されます。
アウトバウンド通話
発信も可能です。リードのフォローアップ、予約確認、未対応の問い合わせの掘り起こしに対応します。
音声だけではありません
同じレセプショニスト、同じナレッジで、WhatsApp、Instagram、Messenger、Telegramに対応します。
記載の所要時間は通常ケースです。専用番号の規制審査は各国の通信当局が定めるもので、当社の管理外です。